Jak ułatwić pracę w biurze?

Każdy, kto posiada własną firmę, doskonale wie, jak trudne jest zorganizowanie przestrzeni w taki sposób, by pracowało się lepiej, szybciej i wygodniej. Każde biuro, w którym pracuje chociaż kilku pracowników i przez które przewija się wiele dokumentów, powinno być wyposażone w kilka podstawowych akcesoriów i sprzętów. Dzięki nim będziemy mogli uporządkować nasze biuro i ułatwić sobie wykonywanie codziennych obowiązków.

Niezbędne sprzęty i akcesoria biurowe

Chyba najbardziej oczywistym sprzętem biurowym jest drukarka. Dzięki niej możemy na szybko wydrukować umowę czy brief od klienta. Bardzo często korzystamy też z urządzeń wielofunkcyjnych, które oprócz drukowania, oferują nam również skanowanie oraz kopiowanie dokumentów. Dobrze by było, żeby w naszym biurze znajdowała się drukarka z łącznością Wi-Fi, tak by każdy pracownik mógł z niej spokojnie korzystać.

W większych firmach, które często tworzą prezentacje dla klientów czy kontrahentów, niezbędny może okazać się projektor. Jeśli zamiast jednego klienta przyjeżdża do nas cała delegacja, pokazywanie prezentacji na laptopie może okazać się niewygodne.

Kolejna, niezbędna rzecz w biurze, to specjalne szuflady i korytka na dokumenty. Jeśli nasze biurka pełne są różnych papierów, nad którymi nie jesteśmy już w stanie zapanować, półki na dokumenty pomogą nam je uporządkować i zorganizować. Do wyboru mamy zarówno plastikowe, jak i metalowe korytka. Niektóre z nich możemy przymocować do ściany, tak by zachować czystość na biurku. Do porządkowania dokumentów bardzo często przydają się również segregatory, koszulki, teczki, a także zszywacze i dziurkacze.

Oczywiście żadne biuro nie obędzie się też bez tak podstawowych akcesoriów, jak długopisy, ołówki, nożyczki, koperty, karteczki samoprzylepne czy spinacze.

Porządki w dokumentach

Wielokrotnie w naszym biurze znajdują się stosy dokumentów – także tych, które już od dawna są nieważne i – na dobrą sprawę – wypadałoby się ich w końcu pozbyć. Doskonale jednak wiemy, że takich dokumentów nie możemy się tak po prostu pozbyć. Zwłaszcza, jeśli mamy do czynienia ze starymi fakturami, zamówieniami czy umowami klientów. Najlepszym sposobem na bezpieczne pozbycie się dokumentów, które mogą zawierać wrażliwe dane, jest zainwestowanie w niszczarkę. Niszczarka dużo lepiej poradzi sobie ze stertą dokumentów do zniszczenia. Na rynku znajdziemy zarówno niszczarki do małych firm, które niszczą dokumenty pojedynczo, jak i niszczarki do dużych przedsiębiorstw, które są w stanie niszczyć kilkadziesiąt kartek naraz. Już nie musimy się obawiać, że nasze dokumenty dostaną się w niepowołane ręce.

Gdy zszywacz nie wystarczy

Ile razy spotkaliście się z sytuacją, że chcieliście spiąć jakiś plik dokumentów, np. na temat prezentacji nowego produktu, ale Wasz zszywacz nie poradził sobie z taką objętością? W średnich i dużych firmach często mamy do czynienia z dokumentami, składającymi się niejednokrotnie z kilkudziesięciu stron. Trzymanie ich luźno – nawet w teczce – nie gwarantuje nam, że poszczególne kartki gdzieś się nie pogubią lub nie zaginą wśród wielu innych dokumentów. Na szczęście i z tym możemy sobie poradzić. Wystarczy, że zainwestujemy w bindownicę. Jest to urządzenie, dzięki któremu możemy oprawić i połączyć pliki arkuszów papieru. Bindownice dla małych biur to niewielki wydatek, rzędu ok. 200 zł, a z pewnością nieraz nam się przydadzą. Więcej informacji na temat rodzajów i funkcji bindownic można znaleźć na blogu: bindowanie.com.pl